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皆様、こんにちは、税理法人タクト職員の山形啓太です。2024年1月1日より「電子取引データの保存」が必須となり1ヶ月が過ぎましたが、対応はできていますでしょうか？
電子取引データの保存は、電子帳簿保存法により定められています。その法律は、税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書･請求書･決算書など（国税関係書 類）」を、紙ではなく電子データで保存することに関して次の3つに区分しています。
①電子帳簿等保存
②スキャナ保存
③電子取引データ保存に区分しています。
①、②の対応については任意ですが③については義務化されています。したがって、法人・個人事業者は、注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子取引データをやりとりした場合には、その電子取引データを保存しなければなりません。
電子取引データの保存には真実性と可視性の２つの要件があります。この要件を満たすため、システムの導入や改ざん防止のための事務処理規程の作成などご対応されてきたと思います。２つの保存要件の詳細については、国税庁が提供しているこちらのパンフレットをご確認ください。私共の関与先様の監査時に電子取引データを確認すると、保存要件は満たしているが、保存すべき電子取引データが一部保存されていないことがありますのでお気を付けください。
電子取引データの保存が必要なケースを列挙するのでご確認ください。
- 電子メール（メール本文や添付ファイル）請求書や領収書を受領している場合
- Amazon、楽天、モノタロウ等のインターネットサイトで物品購入している場合
- 公共料金の請求の紙が無く、インターネットで確認している場合
- クレジットカードの利用明細をインターネットで入手している場合
- スマートフォンアプリ（PayPay、LINE Pay等）電子決済サービスを利用している場合
- 交通系ICカード（Suica、PASMO等）の支払データをインターネットで入手している場合
- 従業員がネットで購入した旅費（JALやANA等）を立替払い精算している場合
- 電子請求書や電子領収書等を授受に係るクラウドサービス(Bill One、楽楽明細等)を利用している場合
- ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用し、注文書等を受領している場合
- 請求書や領収書等のデータをDVDやフラッシュメモリで受領している場合
- 特定の取引にEDIシステム（請求書等を電子的に交換できるシステム）を利用している場合
- 運送会社の請求データをインターネットで入手している場合
上記に該当するケースは電子取引データの保存が必要になりますので、保存をお願いいたします。
また、受領した電子取引データは保存しているけど、「発行した電子取引データは保存する必要がないと思っていた」、「保存し忘れていた」ケースもあります。受領した電子データだけでなく自ら発行した電子取引データの保存も忘れずにご対応ください。
インターネットサイトからを請求書などの電子取引データをダウンロードし保存する必要があるとき、「ダウンロードのやり方がよく分からないし、そもそもダウンロードしなければ電子取引データを受け取ったことにならないから保存しなくてもよいのでは」とお考えになる方もいらっしゃいます。しかし国税庁の一問一答によれば「インターネット上でその領収書等データを確認できることとなった時点が電子取引の授受があったタイミングだと考えられます。領収書等データが提供されている以上、ダウンロードしなければ保存義務が生じないというものではありません」と回答がなされいますので、ダウンロードし保存する必要があるのでご留意ください。
皆様の取引においても電子取引データとして保存が必要なのに保存してないものがあるかもしれません。
以上となりますが、何かご不明点等がありましたら、お気軽に税理士法人タクトまでお問い合わせください。
